כרטיסי חיוג — קבוצות, כרטיס לישיבה, יתרה והפקה מרוכזת מאקסל
כרטיס חיוג נותן לבחור מספר אישי ויתרה לשיחות. במסך הזה מנהלים את הכרטיסים בקבוצות: יוצרים כרטיס לבחור אחד או מפיקים רשימה שלמה מאקסל בבת אחת, מחפשים בחור בכל הקבוצות, רואים את השיחות שלו, מעדכנים יתרה, נועלים, מוחקים ומייצאים לאקסל.
המסך
בתפריט הצד, בקבוצת "אנשים ולקוחות", לוחצים על כרטיסי חיוג. בראש המסך בוחרים קבוצת כרטיסים, והטבלה מציגה את הכרטיסים שבה. אם יש בחשבון קבוצה אחת בלבד — היא נבחרת לבד.
בראש המסך שורת כפתורים — כל אחד מהם מוסבר בהמשך המדריך:
- רענון מהמרכזייה — טוען מחדש את הכרטיסים, כשמשהו השתנה מחוץ למסך.
- ייצוא לאקסל — מוריד את הטבלה המוצגת כקובץ אקסל.
- כרטיס חדש — כרטיס פשוט לבחור אחד.
- כרטיס לישיבה — כרטיס, משתמש ותא קולי שנוצרים יחד.
- ייבוא מרוכז מאקסל — הפקת רשימה שלמה בבת אחת.
- קבוצה חדשה, עריכת קבוצה ומחיקת קבוצה — ניהול הקבוצות עצמן.
לחיצה נוספת על כפתור שפתח טופס סוגרת אותו.
מעל הטבלה שלוש ספירות: כמה כרטיסים בקבוצה, כמה מקושרים לבחור, וכמה נעולים. בטבלה: מספר כרטיס, מזהה (ת"ז), בחור, תא קולי, יתרה, שימוש אחרון ומצב — כרטיס ישיבה, כרטיס פשוט או נעול. מעל הטבלה יש גם מיון, סינון לפי… עמודה ומעבר בין טבלה לכרטיסים, והסמל ⏷ בראש כל עמודה מסנן לפיה.
חיפוש בכל הקבוצות
בשדה "חיפוש בכל הקבוצות" מקלידים מספר כרטיס, תעודת זהות, שם או מספר תא קולי. החיפוש רץ תוך כדי הקלדה, ותמיד על כל הקבוצות — גם אם בראש המסך נבחרה קבוצה אחת. לכן בזמן חיפוש מופיעה בטבלה עמודה נוספת, קבוצה.
אם אין התאמה מדויקת — למשל נפלה שגיאת הקלדה בשם — מופיעה ההודעה "לא נמצאה התאמה מדויקת", ומתחתיה הכרטיסים הקרובים ביותר. מוחקים את מה שבשדה כדי לחזור לקבוצה שנבחרה.
שני סוגי כרטיסים
- כרטיס פשוט — כרטיס חיוג בלבד: מזהה ויתרה. מתאים למי שצריך רק לחייג.
- כרטיס ישיבה — כרטיס, משתמש ותא קולי שנוצרים יחד ומקושרים זה לזה לפי המזהה. כך המערכת מזהה את אותו בחור בכל המקומות: בהודעות, בתא הקולי ובכרטיס.
הסבר כללי — מה זה כרטיס חיוג ומה זה טלפון תלמידים במרכז הידע.
כרטיס לישיבה
בוחרים קודם את הקבוצה בראש המסך, לוחצים כרטיס לישיבה וממלאים:
- מזהה (ת"ז של הבחור) — חובה.
- מספר תא קולי — אפשר להשאיר ריק, והמערכת תבחר מספר פנוי.
- שם הבחור — רשות, לתצוגה במסכים.
- יתרה התחלתית — בשקלים. השדה מופיע רק למי שיש לו הרשאת הוספת אשראי (שלב 13).
לחיצה על צור כרטיס + משתמש + תא יוצרת את שלושתם יחד, מקושרים לפי המזהה. בסיום מוצגים מספר הכרטיס לחיוג, המזהה והתא הקולי (ראו בשלב הבא).
כרטיס פשוט
לוחצים כרטיס חדש וממלאים מזהה הכרטיס (לא מספר החיוג) ויתרה התחלתית, ואז צור כרטיס. נוצר כרטיס חיוג בלבד — בלי משתמש ובלי תא קולי.
בסיום היצירה התוצאה נשארת על המסך עד שלוחצים הבנתי: מספר הכרטיס לחיוג (שהמרכזייה קבעה) והמזהה. העתקת מספר הכרטיס מעתיק את המספר, כדי שיהיה קל למסור אותו לבחור.
באותו רגע יורד למחשב גם מכתב לבחור — קובץ PDF להדפסה, עם הקוד האישי שלו (מספר הכרטיס), מספר התא הקולי והסבר איך משתמשים בכרטיס. זה קורה גם בכרטיס פשוט וגם בכרטיס לישיבה. מכתב לבחור (PDF) מוריד אותו שוב.
אם המזהה כבר קיים בקבוצה, הכרטיס לא נוצר, והמערכת אומרת באיזה כרטיס הוא נמצא.
הפקה מרוכזת מאקסל
כשצריך להקים רשימה שלמה של בחורים, אין צורך ליצור כרטיס-כרטיס. בוחרים קבוצה אחת בראש המסך, לוחצים ייבוא מרוכז מאקסל ובוחרים באחת משתי דרכים:
- העלאת קובץ — העלאת קובץ אקסל / CSV קורא את הקובץ ומציג את השורות בתיבה, לבדיקה לפני ההפקה. ליד הכפתור כתוב כמה שורות נקראו וכמה זוהו להפקה.
- הדבקה — מדביקים בתיבה רשימה עם שתי עמודות: שם ותעודת זהות, בכל סדר. המערכת מזהה לבד את תעודת הזהות לפי הספרות — גם כשמפריד רק רווח בודד.
את כל השאר המערכת יוצרת אוטומטית, לכל בחור:
- כרטיס חיוג — עם היתרה שנקבעה בשדה "יתרה התחלתית לכל כרטיס (ש"ח)" (בלי לקבוע — 0).
- משתמש — מקושר לכרטיס.
- תא קולי — מספר עוקב.
- PIN — קוד אישי לכניסה.
הדרך הקלה: קובץ הדוגמה
הכפתור הורדת קובץ אקסל לדוגמה מוריד קובץ עם שתי העמודות — "שם" ו"תעודת זהות" — ושורת דוגמה אחת. עובדים איתו כך:
- פותחים את הקובץ וממלאים את הבחורים בשורות שמתחת לדוגמה (את שורת הדוגמה אפשר למחוק).
- מסמנים את שתי העמודות ומעתיקים (Ctrl+C).
- מדביקים בתיבה שבמסך (Ctrl+V).
- לוחצים הפק הכול.
ההפקה רצה במנות, וליד הכפתורים מתעדכן "מפיק…" עם ההתקדמות. שורה שלא זוהתה בה תעודת זהות מדולגת, ומופיעה תחת "שורות שדולגו". בסוף כתוב כמה הופקו, כמה כבר היו קיימים, וכמה נכשלו.
בסיום — קובץ עם כל הפרטים
כשההפקה מסתיימת יורדים למחשב אוטומטית שני קבצים: קובץ אקסל עם שורה לכל בחור — שם, תעודת זהות, מספר הכרטיס, התא הקולי וה-PIN — וקובץ PDF עם מכתב לכל בחור, להדפסה ולחלוקה.
תעודת זהות שכבר קיימת
תעודת זהות שכבר קיימת במערכת לא מופקת מחדש. היא מסומנת בתוצאות "קיים במערכת, לא הופק מחדש", עם כפתור צפה בכרטיס הקיים שמציג את הכרטיס והתא של אותו בחור. אם בכל זאת צריך כרטיס נוסף — מסמנים את השורה ולוחצים הפק שוב למסומנים (ת"ז עם ספרה נוספת): מופק כרטיס נוסף עם ספרה נוספת בסוף תעודת הזהות (1, ואם תפוס — 2, וכן הלאה).
פרטי כרטיס והשיחות שלו
הכפתור פרטים שבכל שורה — או לחיצה על השורה עצמה — פותח מתחתיה את כל פרטי הכרטיס: יתרה, מצב (פעיל, נעול, או בשיחה כעת), סוג, הבחור והתא הקולי, מתי הכרטיס נוצר, מתי היה השימוש הראשון, למי חויג לאחרונה ומתי.
מתחת לפרטים יש היסטוריית שיחות של הכרטיס: כל שיחה שבוצעה ממנו, עם מועד, למי חויג, משך ועלות. בבורר בוחרים 7 הימים האחרונים או 30 הימים האחרונים, ולידו סיכום: כמה שיחות, כמה דקות וכמה עלו.
אם חלק מהטווח לא נטען, מופיעה הודעה שייתכן שחסרות שיחות, עם כפתור ניסיון נוסף. לחיצה נוספת על "פרטים" סוגרת את השורה.
עדכון יתרה — הוספה והורדה
ליד כל כרטיס יש עדכון יתרה. נפתחת שורה עם השדה "סכום (ש"ח) — שלילי מוריד מהיתרה". מקלידים סכום ולוחצים עדכן יתרה: סכום חיובי מתווסף ליתרה הקיימת, וסכום שלילי מוריד ממנה — למשל כשאמצעי התשלום נכשל. אי אפשר לרדת מתחת לאפס: אם מנסים, המערכת אומרת מה היתרה הנוכחית וכמה מקסימום אפשר להוריד. אחרי האישור מופיעה הודעה עם היתרה הקודמת והחדשה, והשורה מתעדכנת.
כמה כרטיסים יחד
בכל שורה יש תיבת סימון. מסמנים כמה כרטיסים (או הכול, בתיבה שבכותרת הטבלה) — ומעל הטבלה נפתח פס פעולות עם מספר הכרטיסים המסומנים:
- מכתבים לבחורים (PDF) — קובץ אחד עם מכתב לכל כרטיס מסומן. כפתור זה מופיע לכל מי שרואה את הכרטיסים.
- מקלידים סכום (חיובי או שלילי) בשדה "סכום ±" ולוחצים עדכון יתרה למסומנים.
- הפוך לכרטיסי ישיבה — משלים את כל המסומנים לכרטיסי ישיבה (שלב 9).
המערכת עוברת כרטיס-כרטיס ומדווחת בסוף כמה הושלמו ומי נכשל.
הפוך לכרטיס ישיבה — השלמת כרטיס קיים
כרטיס פשוט שהיה צריך להיות כרטיס ישיבה (למשל מניסיון יצירה ישן שנעצר באמצע) לא צריך למחוק ולהקים מחדש: בשורה שלו מופיע הפוך לכרטיס ישיבה. הכפתור משלים רק את מה שחסר:
- משתמש — נוצר, או מקושר אם כבר קיים.
- תא קולי — נוצר במספר עוקב, או משמש כמו שהוא אם הוא כבר שייך לאותו בחור. תא "יתום" (שהבעלים שלו נמחק) אינו מאומץ אלא נמחק ונוצר מחדש נקי באותו מספר — כי ייתכן שנשארו בו הודעות ישנות של מישהו אחר. ה-PIN מתחדש.
- המזהה (ת"ז) מוטבע על הכרטיס. אם המערכת לא מצליחה לזהות אותו לבד, נפתחת מתחת לשורה שדה "מזהה (ת"ז של הבחור)" — מקלידים ולוחצים השלם לכרטיס ישיבה.
בסיום מופיעה הודעה עם מה שהושלם. אפשר גם בבת אחת: מסמנים כמה כרטיסים ולוחצים הפוך לכרטיסי ישיבה בפס הפעולות.
נעילה, שחרור ומחיקה
בחור ששכח את הקוד שלו? מכתב בשורת הכרטיס מוריד עבורו מכתב חדש להדפסה.
- נעילה — חוסמת את הכרטיס בלי למחוק אותו: אי אפשר לחייג איתו, אבל היתרה והקישורים נשארים. כרטיס נעול מסומן בטבלה "נעול", והכפתור מתחלף ל-שחרור נעילה.
- מחיקה — מחיקה פותח מתחת לשורה שאלה "למחוק את הכרטיס?" עם כן, מחק וביטול. בכרטיס ישיבה יש גם תיבה "למחוק גם את המשתמש והתא הקולי המקושרים" — היא מסומנת מראש; מורידים את הסימון כדי להשאיר אותם.
ניהול קבוצות
קבוצה חדשה
לוחצים קבוצה חדשה וממלאים שני שדות: שם הקבוצה ותוכנית תעריפים, ואז צור קבוצה. תוכנית התעריפים קובעת את מחירי השיחות של כל הכרטיסים בקבוצה.
ברשימת התוכניות מופיעות קודם התוכניות שבשימוש בקבוצות הקיימות, וליד כל אחת שמות הקבוצות שעליה. מתחתן "שאר התוכניות". אם יש ספק — בוחרים את אותה תוכנית כמו בקבוצה הקיימת. כשרק תוכנית אחת בשימוש, היא נבחרת מראש.
עריכת קבוצה
עריכת קבוצה פותח את הקבוצה שנבחרה בראש המסך, ומאפשר לשנות את שם הקבוצה ואת תוכנית התעריפים שלה. תוכנית ריקה ("ללא שינוי") משאירה את הקיימת. שומרים בשמור שינויים.
מחיקת קבוצה
מחיקת קבוצה שואל אם למחוק את הקבוצה שנבחרה, ומוחק רק אחרי כן, מחק — ורק אם הקבוצה ריקה. קבוצה שיש בה כרטיסים לא נמחקת, וההודעה אומרת כמה כרטיסים יש בה. קודם מוחקים את הכרטיסים, ורק אחר כך את הקבוצה.
עריכה ומחיקה פועלות על קבוצה אחת — לא כשנבחר "כל הקבוצות".
כל הקבוצות וייצוא לאקסל
ברשימת הקבוצות שבראש המסך יש גם אפשרות "כל הקבוצות — כל הכרטיסים": היא מציגה את כל הכרטיסים מכל הקבוצות בטבלה אחת, עם עמודה נוספת שמראה לאיזו קבוצה שייך כל כרטיס.
הכפתור ייצוא לאקסל מוריד את הטבלה המוצגת כקובץ אקסל (xlsx) — קבוצה אחת אם נבחרה קבוצה, או הכול אם נבחר "כל הקבוצות". הקובץ שומר על המיון ועל הסינון שבטבלה: אם סיננתם עמודה, יורדים רק הכרטיסים שמוצגים, וההודעה אומרת כמה יוצאו מתוך כמה.
הרשאות
ההרשאות למסך ניתנות כל אחת בנפרד — לקבלת הרשאה פנו אל שירות הלקוחות:
- צפייה — לראות את הקבוצות, הכרטיסים והשיחות שלהם.
- יצירה — כרטיסים וקבוצות חדשים, ייבוא, והשלמה לכרטיס ישיבה.
- עריכה — עריכת קבוצה, נעילה ושחרור.
- מחיקה — הסרת כרטיסים וקבוצות.
- הוספת אשראי — יתרה התחלתית ועדכון יתרה.
מי שקיבל רק חלק מההרשאות יראה רק את הכפתורים המתאימים — השאר פשוט לא יופיעו.
נתקעתם? משהו במסך לא מתנהג כמו במדריך? כתבו לנו דרך עמוד צור קשר — נשמח לעזור, וגם לשמוע מה חסר במדריך.